19 май Инвентаризация
Инвентаризация
Периода на извършване на инвентаризация е регламентиран в Закона за счетоводството и по-точно в чл. 22 от него, според който инвентаризация на активите и пасивите се извършва през всеки отчетен период, както и по искане на съдебната власт или друг орган, когато това е предвидено в закон. Честотата на инвентаризирането на активите и пасивите се обуславя от целта за достоверно представяне на данните във всеки годишен финансов отчет. Редът и начинът на нейното извършване се определят от самите органи на управление на предприятието. По отношение на бюджетните предприятия там Министърът на финансите може да посочи и други срокове на инвентаризация. От друга страна собственикът на предприятието може чрез заповед да променя определените в Закона за счетоводството срокове за извършване на инвентаризации и да възложи по-кратки периоди.
Когато се започва инвентаризация трябва да са заведени всички фактури/ счетоводни сметки до датата на нейното започване. Желателно е да се провери осчетоводяването през съответния отчетен период от датата на предната инвентаризация за евентуални допуснати грешки и в случай на установяване на такива, да се извършат необходимите коригиращи счетоводни операции.
По време на протичането на инвентаризацията не е препоръчително движението на стоки и материали, а ако това наистина се налага, трябва да става в присъствието на инвентаризационната комисия. При инвентаризацията е желателно да участва материално отговорното лице, което предварително трябва да е предало всички свързани с движението на стоките и материалите документи, считано до датата на започване на инвентаризацията и това предаване да бъде декларирано. Ако инвентаризационният процес не може да приключи в рамките на един работен ден, то тогава съответния склад/ помещение трябва да се запечата, с цел да се избегнат евентуални злоупотреби и умишлени деяния, които да повлияят на достоверността на данните от извършената инвентаризация. Като краен резултат от проведената инвентаризация е съставянето на инвентаризационни описи – сравнителни ведомости или протоколи, подписани от членовете на инвентаризационната комисия и утвърдени от собственика на предприятието. Приключването се състои в установяване на евентуални излишъци или липси, които после трябва да намерят съответното счетоводно отражение. При установени липси се проверява дали материално отговорното лице има вина и в случай, че е доказана такава вина, се съставя акт за начет. Установяването на вина има значение при съставянето на счетоводните операции. При инвентаризацията се цели не само конкретното установяване на липси или излишъци, а да се определи причината довела до тези разлики – често това е в следствие тяхното неправилно завеждане по счетоводните сметки. По този начин се откриват и предотвратяват евентуални бъдещи разлики/ проблеми, дължащи се от грешното осчетоводяване. Може да се каже, че инвентаризацията представлява метод/ способ за обхващане на всички вътрешни процеси в едно предприятие, които са оказали влияние върху активите и пасивите му и целта и е чрез нея да се контролира/ коригира достоверността на отразените счетоводни операции, както и количественото изражение на съответните активи и пасиви.
В следствие на извършената инвентаризация, комисията установява и предлага на собственика негодните материални запаси за бракуване, ако има такива.
Инвентаризация се прави и на паричните средства, която започва след декларация от касиера, че всички парични средства са заведени по счетоводните регистри и като резултат от направената проверка на наличните парични средства се съставя т.н. акт за касова наличност.
Извършва се също инвентаризиране на вземанията и задълженията, като за целта се изискват писмени потвърждения от третите лица по отношение на салдото/ разчетите между тях и съответното предприятие. Прави се съпоставка между счетоводните регистри на предприятието и писмата за потвърждения от третите лица. Целта на този вид инвентаризация е да се установят реалната събираемост на вземанията и състоянието на погасяване на задълженията. Този способ дава база на предприятието да си направи изводи за неговото фактическо състояние по отношение на вземания и задължения и да предприеме необходимите действия по подобряване на неговото състояние в бъдеще, като избягва допускането на подобни грешки.
Ако има длъжници, обявени в несъстоятелност, съответните разчети с тях е желателно да се отпишат от баланса на предприятието, за да може по тази начин да се достигне максимално обективна представа за финансовото състояние на съответната фирма.
Ето защо провеждането на инвентаризация най-малкото в законово установените срокове е необходима предпоставка за достоверността на данните за материалното и финансово-счетоводното състояние на предприятието. Извършването на незадълбочена/ фиктивна инвентаризация би довело до изкривяване на финансовите резултати и оттук до големи проблеми в бъдеще, в следствие най-вече от надценената стойност. Това се отнася предимно до фирми, които работят с голям брой номенклатури, бързо развалящи се стоки и материали, където рискът да се допуснат грешки, както и да се развали продукт е голям.
